Die Pandemie hat viele Unternehmen ins kalte Wasser geworfen. Plötzlich mussten sie sich mit den Themen Remote-Work und Home-Office auseinandersetzen. Nach Aufhebung der Home-Office-Pflicht ist nun der Wunsch der Mitarbeitenden nach einem flexiblen Arbeitsmodell besonders groß – bleibt aber in vielen Unternehmen immer noch eine Herausforderung für das Management. Oft stellt sich die Frage, wie ein vollständig remotes oder hybrides Team optimal geführt werden kann, sodass auch die Mitarbeiterbindung erhalten bleibt. Im Folgenden gibt Conceptboard fünf Tipps für das Management von remoten und hybriden Teams.
Der naheliegendste aber wichtigste Aspekt im Management von remoten oder hybriden Teams ist der Informationsaustausch. Eine klare und präzise Kommunikation ist unerlässlich, um ein Team auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle das gleiche Ziel verfolgen. Dafür braucht es wiederum die richtigen Kanäle. Chat- und Konferenz-Tools können hier schon viel leisten. Für die gemeinsame Arbeit an Projekten ist aber eine interaktive, visuelle Plattform die beste Ergänzung. Denn die üblichen Office-Programme verleiten schnell dazu, die Zusammenarbeit sehr schriftlich und in vielen Dokumenten verteilt stattfinden zu lassen, die möglicherweise nicht immer auf dem aktuellsten Stand sind. Viele Ideen und Projekte lassen sich jedoch viel besser visuell entwerfen, planen und vermitteln. Mit einer gemeinsamen, unendlich großen Arbeitsfläche wie einem Online-Whiteboard macht man es Teammitgliedern einfach, ihre Projekte anschaulich zu planen und alle wichtigen Elemente an einem Ort zusammen zu bringen.
Hybride Zusammenarbeit erfordert ein Umdenken in der Art und Weise, wie gemeinsame Ideenentwicklung, teaminterne Organisation und kollaboratives Arbeiten funktioniert. Online-Whiteboard-Tools spielen hier eine entscheidende Rolle, da sie beispielsweise ein asynchrones Arbeiten möglich machen.
Das asynchrone Arbeiten ist eine Arbeitsform, von der immer mehr Unternehmen profitieren. Mitarbeitende können so ihren Arbeitstag und ihre Arbeitszeiten selbstständiger planen. Anders gesagt, heißt es nun: „Bye Bye 9-to-5!“ und „Hallo, maximale Flexibilität!“. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern die Möglichkeit zu geben, neue Arten der Zusammenarbeit auszuprobieren, steigert meist die Zufriedenheit im Team. So machen moderne Brainstorming-Methoden wie Brainwriting oder Design-Thinking-Meetings nicht nur effizienter und lebendiger, sondern auch die dort entwickelten Ideen kreativer. Diese Art der Zusammenarbeit ermöglicht es auch, alle Persönlichkeitstypen mit einzubeziehen, da auch eher zurückhaltende Teammitglieder einen einfachen Weg haben, ihre Ideen beizutragen. Das fördert den Teamzusammenhalt, aber auch die Motivation immens. Nur wenn jeder zu einem Produkt etwas beitragen kann, steigt das Gemeinschaftsgefühl und der Zusammenhalt.
Kann die Arbeit von überall aus erledigt werden, ist es besonders wichtig, eine sichere Infrastruktur zu schaffen. Um bei dem großen Angebot an Cloud-basierten SaaS (Software as a Service) -Anbietern den Überblick zu bewahren und sich für den richtigen zu entscheiden, sollte darauf geachtet werden, dass die ausgewählten Tools und Programme den Compliance-Anforderungen entsprechen und DSGVO konform sind. Ein Indiz für eine hohe Datensicherheit ist beispielsweise eine ISO-27001-Zertifizierung, die dem zertifizierten Unternehmen die richtige Nutzung eines Informationssicherheits-Managementsystems bescheinigt. Zudem weist die Norm Organisationen aus, die Risiken in der Informationssicherheit beurteilen und ihnen angemessen begegnen. Eine starke Verschlüsselung der Daten auf Servern des Unternehmens – beispielsweise per AES-256-Bit – sorgt dafür, dass unberechtigte Dritte Daten nicht auslesen können. Ein weiteres Merkmal, an dem eine hohe Datensicherheit erkennbar ist, sind die Serverstandorte des Unternehmens. Stehen die Server in Europa, besteht eine höhere Datensicherheit als bei Unternehmen mit Servern in Drittstaaten. So können Mitarbeiter ohne Bedenken Dateien teilen und in die Cloud hochladen. Ein positiver Nebeneffekt von Cloud-basierten Lösungen ist der schnelle Zugriff von überall aus – lästiges Verbinden mit den Servern des Unternehmen entfällt dadurch.
„Mir ist es wichtig, dass wir uns auch Zeit nehmen, um innezuhalten und die harte, gute Arbeit des Teams zu würdigen“, so Daniel Bohn, Co-Gründer und Product Lead von Conceptboard. „Wenn Mitarbeiter die Ergebnisse und Auswirkungen ihrer Arbeit sehen, sind sie stolz und erkennen, dass ihre Arbeit sinnvoll und wichtig ist. Das gibt uns allen die Energie, um weiterzumachen und das nächste Ziel in Angriff zu nehmen.“ Wie man feiert, hängt vom jeweiligen Team und der Firmenkultur ab. Hier bietet sich die Gelegenheit, um mit neuen Ideen zu experimentieren, die das Team einbringt und die verbinden – virtuelle Partys, durchdachte Geschenke, kleine Aufmerksamkeiten oder echte Treffen und gemeinsames Feiern. Solche Überraschungen motivieren nicht nur, sondern fördern auch nachhaltig das Engagement, die Kultur und die Loyalität.
Laut dem diesjährigen Microsoft-Work-Trend-Index geben 53% der Beschäftigten der Gesundheit und dem Wohlbefinden Vorrang vor der Arbeit. Diese Zahl zeigt Unternehmen klar, dass sie ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben sollten, sich um die eigene mentale Gesundheit zu kümmern. Viele Plattformen bieten mittlerweile Online-Therapien oder Coaching-Sessions an. Mit dem Bereitstellen von eben solchen Ressourcen fühlen sich Mitarbeitende wertgeschätzt und sehen die Bemühungen des Managements, die hybride Arbeit so angenehm wie möglich zu gestalten. Eine weitere Möglichkeit, die mentale Gesundheit zu fördern, ist das Ermutigen zu Pausen und Auszeiten. Damit die Arbeitszeit im Home-Office produktiv ist und auch bleibt sollten Beschäftigte Zeit für sich selbst haben, sei es bei einem Spaziergang um den Block, einer kurze Kaffeepause oder eben im wohlverdienten Urlaub. Ein Meeting-Marathon mit nur wenigen und sehr kurzen Pausen dazwischen hingegen macht schnell müde und lässt die Produktivität sinken. Ehrliche Kommunikation ist eine weitere Stellschraube, an der gedreht werden kann. Fernarbeitskräfte sollten sich wohlfühlen, wenn sie mit ihren Vorgesetzten über ihre Gefühle sprechen. Dies kann zum Beispiel durch regelmäßige Besprechungen oder auch eine anonyme Umfrage geschehen.
Um das hybride und remote Arbeiten erfolgreich weiter zu unterstützen, kommt es darauf an, die auftretenden Herausforderungen zu erkennen und zu meistern. Nur so kann man sein Team stärken, soziale Interaktionen fördern und eventueller Erschöpfung frühzeitig entgegenwirken und diese reduzieren.
Genauso wichtig und notwendig ist es dabei, in die passenden Technologien zu investieren, um seinen Mitarbeiter ein professionelles Arbeitsumfeld zu ermöglichen. Nur so können Kreativität, Produktivität und eine langfristig gute Zusammenarbeit untereinander gefördert werden.
Skype: ralf.ladner Skype no. +55 85 4044 2216
Email: ralf.ladner@netzpalaver.de
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