Audio- und Videotechnik sowie flexible Interaktionsmöglichkeiten sind essenziell, wenn Unternehmen eine erfolgreiche Besprechung führen möchten. Die Redaktion von CANCOM.info präsentiert die unterschiedlichen Facetten der Konferenzraumtechnik – die, wenn richtig zusammengestellt, entscheidend zu einer optimierten Zusammenarbeit beiträgt. 

Das erwartet Sie in diesem Artikel: 

Hybrides Arbeiten spielt eine immer größere Rolle im Berufsalltag. Eine flexible Work-Life-Balance einerseits und Kosteneinsparungen und Produktivität andererseits machen dieses Modell sowohl für Mitarbeitende wie auch für Unternehmen attraktiv. Die technischen Voraussetzungen müssen jedoch erst geschaffen werden – etwa, um hybride Meetings erfolgreich durchführen zu können.

Bevor allerdings die konkrete Konferenzraumtechnik ausgewählt wird, stehen folgende Überlegungen an: Welche technischen Anforderungen bestehen und welche Funktionen sind notwendig, damit Unternehmen ihre jeweiligen Besprechungsräume bestmöglich nutzen können?

Um diese Frage zu beantworten, müssen Unternehmen bei der technischen Einrichtung nicht nur ihre aktuelle Situation sondern auch die künftige Entwicklung betrachten. Gibt es mehrere Räume, die als Konferenzraum ausgestattet werden sollen? Besteht die Möglichkeit, Räume zu vergrößern oder mit angrenzenden Räumen zu verknüpfen? Für wie viele Menschen sind die jeweiligen Räume ausgelegt? Sollen Videokonferenzen stattfinden können? Welche Form von Präsentationstechnik ist notwendig?

Wichtig ist zudem die Frage, für welche Zwecke die Konferenzräume vorgesehen sind. Möglich sind verschiedene Szenarien wie:

Keine Konferenzraumtechnik kommt ohne Strom oder Internet aus. Bereits bei den Basics müssen Unternehmen beachten, wie sie den Konferenzraum nutzen möchten, welche Anschlüsse sie benötigen und wo diese zweckdienlich zum Einsatz kommen.

Ob online oder in Präsenz: Wenn es um geschäftliche Besprechungen geht, sollte Internet verfügbar sein, um möglichst reibungslose Prozesse zu garantieren. Hier besteht entweder die Option, WLAN, also kabellose Netzwerke, zu verwenden oder Ethernet. Letzteres muss zwar angeschlossen werden, erreicht dafür jedoch hohe Geschwindigkeiten und ist robuster gegenüber Anfälligkeiten. In der Regel eignet sich eine Kombination aus beiden Zugängen. Stellen Sie sicher, dass das Internet in den Konferenzräumen für die entsprechende Personenanzahl ausgelegt ist und über die nötige Reichweite verfügt.

Die Anschlusstechnik, die für die Planung der Büroräumlichkeiten eine wichtige Rolle spielt, beinhaltet ausreichend Anschlussoptionen für Strom, Netzwerk und AV-Technik. Firmen sollten die Technik sinnvoll im Raum verteilen – in Form von Wand- und Tischanschlussfeldern sowie Bodentanks. 

Neben Steckdosen lassen sich zusätzliche Anschlüsse für USB-, HDMI-, RCA- oder Coaxial-Kabel je nach Bedarf modular zusammenstellen und in das individuelle Gesamtkonzept integrieren.

Gute Besprechungsergebnisse setzen eine gute Sprachverständlichkeit voraus – damit nicht nur die Sitznachbarn im Konferenzraum bestmöglich verstanden werden, sondern auch die präsentierende Person sowie die virtuell zugeschalteten Kollegen auf den Bildschirmen. Dafür ist eine gute Audiotechnik erforderlich. Konkret benötigen Unternehmen ganzheitliche Beschallungslösungen im Konferenzraum.

Die Grundlage für die Audiotechnik bildet eine gute Raumakustik, die durch geringe Nachhallzeiten und einen angenehmen Lautstärkepegel definiert wird. Dies erfordert schallabsorbierende Flächen an Wänden, Decke und Boden. Durch beispielsweise Teppichböden oder akustische Paneele lässt sich die Raumakustik zusätzlich verbessern.

Erst dann kommt die technische Ausstattung ins Spiel. Diese wird in zwei Hauptbereiche aufgeteilt: Mikrofone und Lautsprecher.

Bei Mikrofonen steht eine vielfältige Auswahl zur Verfügung:

Hier gilt es – je nach Größe des Raumes und der Anzahl der sprechenden Personen – ein geeignetes Modell zu wählen. Bei einer Schulung beispielsweise, bei der nur der Referent spricht, kann ein Ansteckmikrofon ausreichend sein.

In einer Besprechung dagegen kommen alle Teilnehmenden zu Wort, sodass das Mikrofon in der Lage sein muss, Sprache aus allen Richtungen zu erfassen. Dafür eignen sich Grenzflächenmikrofone. Sie nehmen von allen Seiten (omnidirektional) und auch von entfernten Personen Sprachsignale auf und erzeugen keine Rückkopplung. Viele Grenzflächenmikrofone erfassen eine Benutzeranzahl von bis zu zehn Personen im Umkreis von vier Metern. Zudem lassen sie sich flexibel auf dem Tisch, an der Decke oder der Wand befestigen und mit weiteren Mikrofonen verknüpfen – je nach Konferenzraumgröße.

Prinzipiell sollten Unternehmen folgende Aspekte bei der Wahl des Mikrofons beachten:

Bei der Verwendung mehrerer Mikrofone müssen diejenigen, die nicht in Benutzung sind, stummgeschaltet werden, um eine Rückkopplung zu vermeiden. Damit sich Teams während der Besprechung nicht um dieses Detail kümmern müssen, kann es hilfreich sein, ein Diskussionssystem oder einen Automatikmischer einzusetzen. Ein solches System erkennt und verstärkt die Stimme des jeweiligen Sprechers automatisch, während es gleichzeitig die anderen Mikrofone ausschaltet. Auf diese Weise sind Rückkopplungen ausgeschlossen.

Häufig an die Mikrofone gekoppelt sind Lautsprechersysteme. Doch selbst unabhängig von der Verbindung mit einem Mikrofon gibt es eine breite Auswahl:

Letzteres ist vor allem dann sinnvoll, wenn das Soundsystem auch für Filme und Musik in hoher Qualität genutzt werden soll. Andernfalls reicht eine der vorherigen Optionen aus.

Bei nahezu jedem Lautsprechersystem haben Firmen grundsätzlich die Wahl, ob sie die Lautsprecher verkabeln oder per Bluetooth verbinden möchten. Bei einer kabellosen Übertragung besteht das Risiko, dass Störungen auftreten können, auch wenn Bluetooth 4.0 und neuere Versionen nahezu reibungslos funktionieren.

Gerade für Videokonferenzen eignen sich am besten Gesamtlösungen, bei denen Mikrofon und Lautsprecher in einem System integriert sind. Das können Soundbars sein, die an der Wand angebracht werden oder Konferenzlautsprecher, die auf dem Tisch liegen.

Wer sich für den Kauf eines Lautsprechers entscheidet, sollte auf jeden Fall diese Aspekte berücksichtigen:

Für Videokonferenzen wie für Präsentationen ist die Bildübertragung nicht mehr wegzudenken. Dabei ist die Raumgröße entscheidend dafür, welche Lösung die besten Ergebnisse erzielt. Zur Auswahl stehen sowohl geeignete Kameras für die Videoübertragung als auch Präsentationstechnik in Form von Beamern und Bildschirmen in Konferenzräumen.

Egal, ob Firmen Kameras, Beamer oder Projektoren einsetzen möchten: Zunächst müssen sie gute Bedingungen für deren Einsatz schaffen – unabhängig von der Tages- oder Jahreszeit. Damit das gelingt, sollte ein Raum möglichst gleichmäßig und weder zu hell noch zu dunkel beleuchtet sein.

Vorhänge, Jalousien oder Markisen ermöglichen Lichtschutz bei hoher Sonneneinstrahlung. Für eine optimale Beleuchtung sollte es idealerweise verschiedene Deckenlampen geben, um gezielt einen Teil des Raumes zu beleuchten oder zu verdunkeln. Dimmbare Leuchtmittel bieten den Vorteil, dass sich die Helligkeitsstufe individuell einstellen lässt.

Die Bildwiedergabe moderner Kameras beschränkt sich längst nicht mehr nur auf scharfe Aufnahmen und originalgetreue Farbdarstellung. Kameras mit PTZ-Funktion (pan, tilt, zoom) erkennen bei einer Videokonferenz dank Künstlicher Intelligenz den Sprecher und verändern automatisch die entsprechende Richtung und den Zoom. Speziell für Besprechungen ausgelegte Videotechnik umfasst häufig eine Integration von Mikrofon und Lautsprecher – sodass Unternehmen lediglich ein System anschließen müssen.

Wichtige Kriterien für die Kamerawahl sind:

Tipp: Eine besondere Funktion bieten Dokumentenkameras. Die hochauflösenden Visualizer sind darauf ausgelegt, Gegenstände dreidimensional und plastisch darzustellen oder Dokumente präzise wiederzugeben. Firmen, die häufig Videokonferenzen aufsetzen, um analoge Objekte standortübergreifend zu diskutieren, können damit die Qualität ihrer Videokonferenzen erheblich verbessern.

Über einen Beamer ist es möglich, eine Präsentation oder Videokonferenz unkompliziert zu teilen. Einzige Voraussetzung ist eine geeignete Projektionsfläche, für die Unternehmen entweder eine weiße Wand oder eine ausfahrbare Leinwand verwenden können. Mit einer Deckenhalterung ist der Beamer zu jeder Zeit aufgeräumt und einsatzbereit.

Helle Räume wirken sich auf die Benutzung eines Beamers unter Umständen nachteilig aus. Denn nur mit entsprechender Leuchtkraft schafft es der Beamer, Bilder in ausreichendem Kontrast darzustellen. Hier können Fensterverdunklungen und flexible Lichttechnik helfen.

Bei der Wahl eines Beamers sollten Unternehmen besonders auf folgende Merkmale achten:

Neben Beamer und Projektoren bieten Displays eine weitere Möglichkeit, Inhalte zu teilen. Der große Vorteil gegenüber Beamern ist die Regulierbarkeit von Helligkeit und Kontrastverhältnis. Zudem lassen sich Displays erweitern und miteinander verknüpfen, sodass Firmen die passende Größe für ihren Konferenzraum selbst bestimmen können. Beispielsweise gibt es die Option, eine Videowall aus mehreren Displays zu bauen oder Inhalte auf unterschiedlichen Displays aufzuteilen. Im letzteren Fall kann das erste Display etwa die Teilnehmenden einer Videokonferenz zeigen, während der zweite Monitor die Präsentation abbildet.

Erhebliche Vorteile bieten Displays mit Touchscreen – die Referenten wie ein Whiteboard nutzen können. Viele Displays lassen sich sogar im Hochformat als auch im Querformat verwenden – je nach Bedarf. Fahrbare Monitorständer ermöglichen zusätzliche Flexibilität. Wer außerdem eine Wandhalterung installiert, profitiert von einer schlanken Aufbewahrung und sicheren Befestigung.

Beim Kauf eines Displays für den Einsatz in Konferenzräumen gilt es, folgende Faktoren miteinzubeziehen:

Die Vielfalt an Möglichkeiten für Audio-, Video- und Präsentationstechnik führt dazu, dass die Zusammenstellung der Konferenzraumtechnik gut aufeinander abgestimmt werden muss. In diesem Kontext bietet es sich an, ein ganzheitliches Konferenzsystem zu erwerben, das im Paket bereits alle notwendigen Audio- und Videozugänge enthält und sich auf die jeweilige Raumgröße und Personenanzahl anpassen lässt.

Ein solches Konferenzsystem ist beispielsweise Microsoft Teams Rooms: Damit können Unternehmen ihre Erfahrungen aus den Online-Meetings mit Microsoft Teams auf ihre Büroräumlichkeiten erweitern. Wie Microsoft hervorhebt, ist Microsoft Teams Rooms einfach und intuitiv zu bedienen – sodass sich Unternehmen ganz auf ihre Videokonferenz konzentrieren können.

Neben der Software steht Unternehmen eine Reihe von Hardware-Lösungen zur Verfügung, die für Microsoft Teams Rooms zertifiziert sind, Audio- und Videotechnik inkludieren und auf eine vorgegebene Raumgrößte und Personenanzahl optimiert sind.

Für kleine Räume können Unternehmen etwa eine minimalistische Meetingbar wählen, die mit Kamera, Lautsprecher und Mikrofon ausgestattet ist – inklusive Touchpanel für die Steuerung. Für besonders große Konferenzräume bietet sich wiederum ein Set aus zwei Deckenmikrofonen, vier Wandlautsprechern, zwei Kameras, einem Mini-PC und einem leistungsstarkem Touchpanel an. Zusätzlich besteht die Option, weitere Mikrofone, Kameras und Lautsprecher anzuschließen, um so den Konferenzraum vollständig zu erfassen.

Ferner ist es möglich, Microsoft Teams Rooms mit dem Surface Hub 2S zu verknüpfen. Dieses Gerät können Firmen unter anderem als interaktives Whiteboard nutzen, um Brainstormings abzuhalten oder kleinteilige Grafiken und Präsentationen darzustellen – wobei Unternehmen direkt auf ihre Office 365-Dateien zugreifen können.

Der im Surface Hub 2S integrierte Akku sowie der drahtlose Netzwerkempfänger erlauben dabei eine hohe Mobilität – so Microsoft.

Wie der Hersteller betont, liegt der Vorteil des Konferenzsystems Microsoft Teams Rooms nicht zuletzt an der zentralen Mediensteuerung in Form eines Touch Pads. Darüber hätten Unternehmen die Möglichkeit, diverse Einstellungen zu Bild und Ton vom Tisch aus zu regeln.

Weiterhin könnten Firmen Microsoft Teams Rooms im Vorhinein konfigurieren, individuelle Einstellungen während eines Meetings vornehmen sowie Geräte mit der gesamten, für Microsoft Teams Rooms zertifizierten Hardware verknüpfen. Sogar ein Raumbuchungssystem ließe sich vollständig integrieren.

Um Kunden dabei zu unterstützen, die Gestaltung des Konferenzraums exakt auf die individuellen Bedürfnisse zuzuschneiden, bietet CANCOM eine Vielzahl von Leistungen an. Neben einer ganzheitlichen Beratung, die von Audio- und Videotechnik über Präsentationsmodi bis zur Gesamtausstattung von Büroräumen für Videokonferenzen reicht, übernimmt CANCOM auch die Einrichtung der jeweils benötigten Hardware – inklusive Einführung in die Benutzung.

Unternehmen können hierzu den CANCOM-Workshop „Microsoft Teams Rooms Proof of Concept“ buchen. Weitere Informationen zum Workshop und zu Microsoft Teams Rooms finden Sie auf der exklusiven Themenseite. Außerdem können Sie dort über ein Kontaktformular mit den Experten von CANCOM in Verbindung treten.

Das kommt darauf an, was benötigt wird. Der Vorteil von Ethernet sind schnelle Übertragungsraten und hohe Sicherheitsstandards. Allerdings ist Ethernet sowohl in der Anschaffung als auch im Betrieb teurer und bringt einen größeren Einrichtungsaufwand mit sich. Zudem müssen die Kabel sicher und möglichst unsichtbar verlegt werden.

Bei WLAN müssen sich Unternehmen hingegen nicht um die Verkabelung kümmern. Es ist im Vergleich günstiger und lässt sich unkompliziert einrichten. Dafür ist WLAN anfällig für Überlastungen und Störeinflüsse. Dem lässt sich vorbeugen, indem moderne Router und Signalverstärker verwendet sowie eine ausreichende Bandbreite zur Verfügung gestellt wird. Für große Konferenzräume bietet sich eine Kombilösung an, bei der sich Unternehmen per Lan wie auch drahtlos mit dem Internet verbinden können.

Unter Digital Signage oder digitaler Beschilderung wird die Nutzung von Displays als Werbefläche verstanden. Diese befinden sich vor allem auf Verkaufsflächen und überall dort, wo Kunden anzutreffen sind. Typischerweise sind Konferenzräume keine geeignete Plattform für Animations- und Videobotschaften. Sofern sich Mitarbeiter auch außerhalb von Besprechungen in den Meetingräumen aufhalten, können Displays für die interne Kommunikation genutzt werden. Auch für Veranstaltungen, bei denen externe Gäste eingeladen sind, etwa bei Fortbildungen in den Räumlichkeiten eines Unternehmens, lassen sich vorhandene Displays dazu nutzen, in den Pausen entsprechende Inhalte auszuspielen. Eine weitere Option, Digital Signage im Unternehmen einzusetzen, bieten Eingangshallen und Empfangsräume, in denen sich naturgemäß häufig Menschen aufhalten und Zeit verbringen.

Fernseher sind eine günstige Alternative zu Monitoren und ermöglichen, Präsentationen im Konferenzraum zu halten beziehungsweise den Bildschirm zu teilen. Grundsätzlich sind Fernseher jedoch dafür ausgelegt, Filme und Serien auszustrahlen. Häufig gibt es bei Präsentationen ein unsauberes, schlecht lesbares Textbild, sogenanntes „Fringing“. Zudem können irritierende Farbverfälschungen auftreten, da Angestellte in einem Meeting nicht wie zu Hause direkt vor dem Bildschirm sitzen, sondern seitlich darauf blicken. Mit einem modernen Gerät lassen sich diese Faktoren jedoch ausschließen. Fernseher mit Inplane Switching Technologie (IPS) haben kaum Farbabweichungen. Fringing lässt sich mit dem „PC-Modus“ oder der Funktion HDMI Ultra Deep Color vermeiden. Ein interaktives Board kann ein Fernseher jedoch nicht ersetzen. Die Möglichkeiten sind daher eingeschränkt.

Webcams müssen an einen PC angeschlossen werden. Von dort aus werden jegliche Funktionen von Voreinstellungen bis zur Datenspeicherung gesteuert. IP- oder Netzwerkkameras haben eine eigene IP-Adresse und können direkt an das Netz angeschlossen werden. Sie besitzen einen eigenen Bildspeicher und funktionieren weitestgehend eigenständig. Daher wurden IP-Kameras bisher hauptsächlich in der Sicherheit und Überwachung eingesetzt. Immer häufiger finden IP-Kameras jedoch aufgrund ihrer hohen Auflösung in der Konferenzraumtechnik Verwendung.

Die Konferenzraumtechnik sollte so ausgewählt werden, dass sie den räumlichen Begebenheiten entspricht. Daher müssen Unternehmen die vorgesehene Personenanzahl für den Raum sowie die Veranstaltungsformen miteinbeziehen, die dort stattfinden sollen. Es bietet sich an, für Videokonferenzen geeignete Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationstechnik zu installieren – bestehend aus interaktiven Displays oder einem Beamer – um Inhalte anschaulich zu erklären und im Team zu diskutieren. Hilfreich sind Komplettlösungen, die bereits aufeinander abgestimmt sind und in einer zentralen Mediensteuerung bedient werden können. Denn dadurch können sich Firmen mehr um das konkrete Meeting kümmern – als um die Konferenzraumtechnik.

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